Office Manager

Ben jij een hands-on professional met een passie voor organisatie en innovatie? Beschik je over administratieve ervaring binnen de financiële of juridische wereld? Ben je daarnaast een echte teamplayer die flexibel kan schakelen tussen diverse verantwoordelijkheden en departementen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Met ons kantoor sloegen we alvast de grote digitale weg in. Onze neuzen blijven gericht op de digitalisering van ons kantoor en sector. Benieuwd welke rol jij hierin kan spelen? Tipje van de sluier? Een grote rol…
We zijn daarbij ook ontzettend nieuwsgierig naar de man of vrouw achter onze nieuwe Office Manager. Ben je surfer, voetbalster? Shopaholic? Hou je van reizen? Kinderen? Huisdieren? Loop je volgend jaar een marathon? Hoeveel keer las je jouw lievelingsboek? Kom langs en vertel ons jouw verhaal. We zijn erg benieuwd...

Wat houdt
JE NIEUWE JOB IN?

Als Office Manager ben jij de draaiende motor van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op wieltjes loopt, zowel op organisatorisch als administratief vlak. Je ontzorgt collega’s, en draagt bij aan een vlotte dagelijkse werking. Digitalisering schrikt jou niet af – integendeel, je denkt mee na over efficiëntere workflows en zet nieuwe tools vlot in.

1. Accountancy Support

• Je biedt administratieve ondersteuning aan onze Advisors bij onder meer:
  • Oprichtingen van vennootschappen
  • Overnames en juridische wijzigingen
  • Indienen van jaarrekeningen, vennootschapsbelasting, btw-aangiften en fiches 281.50
• Je staat in voor een vlotte en klantgerichte on- en offboarding van klanten
• Je zorgt voor een correcte en tijdige verwerking van documenten en gegevens

2. Kantoororganisatie

• Je bent verantwoordelijk voor een vlotte kantoorwerking: agendabeheer, bestellingen, post, infrastructuur
• Je organiseert interne en externe events en activiteiten
• Je bent verantwoordelijk voor het fleetbeheer van de organisatie
• Je denkt actief mee over hoe we onze organisatie verder kunnen stroomlijnen en digitaliseren

3. Klantencontact

• Je bent het eerste aanspreekpunt van ons kantoor, zowel fysiek, telefonisch als via e-mail
• Je onthaalt klanten professioneel en met de glimlach
• Je zorgt voor een warme, servicegerichte ervaring voor elke bezoeker

4. Facturatie

• Je bent verantwoordelijk voor de maandelijkse facturatie van klantendossiers
• Je behandelt rappels en klachten op een correcte en klantgerichte manier
• Je volgt de evaluatie van erelonen op in samenwerking met dossierbeheerders en bestuurder

Wat wij
ZOEKEN

• Je hebt ervaring in een administratieve of organisatorische functie, bij voorkeur binnen de financiële of juridische sector
• Je bent gestructureerd, nauwkeurig en behoudt het overzicht, ook bij een gevarieerd takenpakket
• Je communiceert vlot en professioneel (NL, FR en ENG)
• Je werkt graag digitaal en voelt je comfortabel met tools zoals MS Office, SharePoint, Asana…
• Je houdt van afwisseling, schakelt moeiteloos tussen verschillende verantwoordelijkheden en ondersteunt collega’s waar nodig
• Je bent hands-on, oplossingsgericht en durft initiatief nemen